La digitalisation des processus de prise en charge des réparations automobiles
Nous vous plongeons dans notre aventure enrichissante de digitalisation de l’entreprise Pagani, explorez dans cet article les différentes étapes de notre processus de transformation digitale de Pagani.
Pagani est l’un des leaders du secteur de la réparation automobile en Côte d'Ivoire. L’entreprise dispose de deux grands postes de réparation dans le district d’Abidjan (Plateau et Koumassi, le troisième en cours de construction en face du Radisson Blue, proche de l’aéroport d’Abidjan). Pagani rencontrait des difficultés quant à leurs outils de gestion informatique. L’entreprise a alors fait appel à nos services, afin d’améliorer l’expérience digitale de son personnel (techniciens et managers) et de sa clientèle. Le but était de disposer d’un outil informatique de gestion (ERP) moderne, flexible et capable de centraliser l’ensemble des solutions informatiques nécessaires pour une gestion efficace et digitalisée de l’ensemble de leurs activités. Ce besoin contribue à la vision de Pagani qui consiste à développer davantage son activité actuelle (ouverture de nouveaux points de réparation en Côte d’Ivoire) et à explorer de nouveaux marchés comme les concessions de véhicules et bien plus encore.
C’est dans ce contexte que nous (Progistack) avons entamé notre processus d’intégration de la nouvelle solution digitale de Pagani. Notre processus d’intégration de solution digitale est composé de 05 étapes clés que sont :
- L’analyse de l’existant
- Conception et prototypage
- Implémentation et développement
- Qualification et validation
- Mise en production
1 - Étude du besoin et analyse de l’existant
Comme tout garage ou carrosserie, l’ordre de réparation est le centre de gravité des opérations chez Pagani. De plus, le personnel interagissant avec les ordres de réparation est réparti sur cinq principaux départements tels que les ateliers de réparations, le service d’achats, le service de gestion de l’entrepôt, le secrétariat et la comptabilité.
Nous avons tout d’abord effectué une série d’enquêtes et d’ateliers de travail avec les différentes équipes de chaque département afin de mener une étude de maturité digitale et de cartographier les processus existants.
En ce qui concerne les processus principaux, voici ce que nous avons retenu :
- Réception et enregistrement du véhicule
- Diagnostique complet du véhicule
- Constitution du devis des réparations
- Achats des fournitures ou des pièces endommagées
- Réparation du véhicule par les ateliers concernés
- Facturation et remise du véhicule au client
De plus, nos équipes Progistack ont pu identifier, comme présenté ci-après, les points faibles, les points forts ainsi que les axes d’amélioration des processus existants.
Les points faibles :
- Un système d’information décentralisé et déconnecté avec l’usage de plusieurs logiciels tels que : SAGE (pour la comptabilité et la paie), GTAPro (pour la gestion de la carrosserie) et Excel (pour les rapports, les bilans et la consolidation des données). Cette décentralisation est l'origine d’une synchronisation complexe des données
- Constitution fastidieuse des rapports de statistiques opérationnels indispensable pour la gestion de l’entreprise
- Disponibilité des données statistiques et des rapports d’indicateurs de performances en temps réel complexe. A titre d’exemple, l’établissement des rapports financiers de base nécessitait plusieurs jours, voire plusieurs semaines.
- Absence de tableau de bord général, donc absence de vision globale sur l’ensemble des activités de l’entreprise
- Mobilisation importante des ressources pour effectuer des tâches pouvant être automatisées comme :
- le report manuel des données d’un outil à un autre, ce qui est cause d’erreurs de saisie dues très souvent dû à la fatigue et au stress
- la consolidation et le transfert manuel des rapports entre les différents outils informatiques de l’entreprise (Excel, GTA pro, sage), ce qui est cause de reformatage manuel et d’adaptation des données d’un logiciel à un autre
- Production massive de papier pour la gestion de l’entreprise. A titre d’exemple, chaque ordre de réparation se terminait avec un dossier contenant de nombreuses pages et des informations souvent redondantes. La même facture d’un dossier de réparation par exemple pouvait se retrouver imprimée sous différents formats
Les points forts :
- Une équipe dévouée et dynamique qui a su associer professionnalisme et efficacité dans un secteur rempli de défis et de concurrence
- Un personnel sensibilisé à l’usage des outils de travail digitaux modernes tels que les smartphones, les tablettes et les ordinateurs
- Une équipe managériale à l’écoute des moindres besoins du personnel et soucieuse de l’évolution de l’entreprise
Solution proposée
Face aux différents besoins de l’entreprise, de leurs forces et de leurs faiblesses, nous (Progistack) avons opté pour le Progiciel Odoo. Pourquoi Odoo ? Et bien Odoo est une solution digitale de gestion centralisée open source robuste et flexible, qui compte plus de 7 Millions d’utilisateurs à travers le monde. Odoo est un système de gestion modulaire et adaptable sur mesure pour répondre à tous les besoins en termes de gestion d’activité d’une entreprise.
Ainsi, nous avons choisi l’ERP Odoo pour remplacer l’ensemble des multiples systèmes informatiques de l’entreprise. Nous avons ainsi entamé notre deuxième étape de notre processus d’intégration de solution digitale qu’est la Conception et prototypage.
2 - La conception et le prototypage
Il s'agit de la phase de conception de la solution sur base du cahier des charges, nos “Business Analysts” définissent les spécifications fonctionnelles et techniques pour la mise en place du système.
3 - Implémentation et développement
Il s'agit de la phase de développement et d'adaptation de l’ERP relativement aux besoins de l’entreprise. Cela comprend la programmation, les tests, les paramétrages et le transfert de l’ensemble du patrimoine informatique existant de l’entreprise.
4 - Qualification & Validation
Cette garantie garantit la qualité de la solution ainsi que sa conformité aux exigences définies dans le cahier des charges. Il est important de tester les différents modules et processus clés pour s'assurer que les données sont correctement enregistrées et traitées.
5 - Mise en production
Ainsi, nous avons pu déployer dans un délai de 45 jours le nouveau système de gestion digitale centralisé au sein de l’entreprise. Avec l’appui de nos équipes de conduite du changement, le personnel des différents départements de l’entreprise ainsi que le corps managérial a pu prendre en main efficacement et rapidement leur nouveau système de travail. L’accompagnement actif du personnel s’est étendu sur une période de 14 jours, grâce à la bonne collaboration et la réceptivité du personnel de l’entreprise.
Résultats
La migration vers l’ERP Odoo a permis de fluidifier, d’automatiser et de centraliser toutes les informations, les données et les opérations de l’entreprise. Ainsi, elle a offert la possibilité à tous les départements et même à l’équipe managériale de consulter, suivre et de gérer les ordres de réparations des véhicules au sein des unités de réparation en temps réel.
Après l’intégration de leur nouvelle solution de gestion, l’entreprise dispose désormais d’une optimisation de leurs processus de réparation de véhicule :
- Réception et enregistrement d’un véhicule, par le biais d’une tablette numérique. Ce qui génère automatiquement une fiche dans le système, qui est rattachée au véhicule. Ainsi, cette fiche contiendra toutes les informations relatives à l’ordre de réparation du véhicule, tout au long de son cycle de vie au sein de l’unité de réparation de l’entreprise.
- Établissement et enregistrement du diagnostic complet du véhicule par les chefs d’ateliers sur la fiche du véhicule au sein du système, par le biais d’un ordinateur
- Constitution et envoi par mail du devis des réparations au client au sein du système en un seul clic
- envoie par mail des commandes d’achats aux différents fournisseurs, pour l’acquisition des fournitures et des pièces de rechange à partir des informations du diagnostic et du devis validé par le client
- Suivi en temps réel de l’évolution de la réparation effective du véhicule par les ateliers et les ressources concernés
- Suivi et gestion de la facturation du client au sein du système avec la possibilité de relancer automatiquement les clients ayant des factures impayées en seul clic.